催款函应具有说服力而非强制性，应坚定而不应苛求。一封公平而委婉的信比一封讽刺的或辱骂的信得到更好的结果。事实上，即使是催款函也应该是“以您为中心”：礼貌、体贴和关心客户的最大利益。
     催款函通常是一系列的。最开始的往往是最温和和最理解的，信件逐渐变得更加坚持。当其他一切都失败时，一系列的最后一封信就威胁着要把这件事交给律师或托收银行家。当然，根据特定客户的过去付款记录，本系列中任何一封信的语气都会有所不同，从积极和温和到消极和强烈。信件之间的间隔也可能不同，从开始时的十天到一个月，从一周到两周后。收集系列中的每个信件都应该包含某些信息，这些信息包括所欠金额、账单逾期多长时间以及客户可能采取的具体行动。