首先，进行一系列的高层访谈，了解公司的战略方向、组织结构和主要业务流程等。同时，组织专家小组围绕所要研究的岗位的工作职责、绩效目标、行为表现等内容进行深入讨论。
其次，通过对研究对象的相关人员行为访谈报告，提炼胜任特征数据资料，对行为事件访谈报告进行内容分析，记录各种胜任特征在报告中出现的频次。然后对优秀组和普通组的要素指标发生频次和相关的程度统计指标进行比较，找出两组的共性与差异特征。根据不同的主题进行特征归类，并根据频次的集中程度，估计各类特征组的大致权重。
归纳上述行为得出胜任特征初稿，然后针对优秀员工的行为事件访谈，做出进一步修改、补充和完善。将所收集的数据、信息及意见等分类、归纳、整理，参考相关行业的胜任数据库并基于多年的建模经验，最后得出胜任特征模型。
建立模型的时候既要考虑该公司的特点和实际情况，又要遵循胜任特征层级“不重叠、能区分、易理解”的建模原则。随后，应该就初稿与管理层充分地沟通和讨论，最大限度地提高胜任特征模型的准确性和可行性。在这一步骤中，除了寻找胜任特征的能力指标以外，还要对各种能力做出等级含义的界定。