会议记录的格式因组织而异。但是，任何会议的记录都应当包括下列基本事实:

(1)组织名称;

(2)会议的地点、日期、时间;

(3)会议是否定期(月度、专题等);

(4)主持会议的人的姓名;

(5)出席记录(小型会议，出席或缺席人员名单;大型会议，出席人数);

(6)提到前一次会议的记录(一项声明，说明已宣读或接受或订正，或已免除宣读)

(7)说明已提出的所有报告、动议或决议(包括所有必要的细节和表决结果);

(8)下次会议的日期、时间、地点;

(9)休会时间。

正式的会议记录除了更详细的资料外，还应包括提出第二次动议和决议的所有人的姓名，以及出席会议的每个人的投票记录。