外部沟通文件的含义并写出它常见的形式（4种及以上）。
答题思路：
（1）解释定义：组织内部人员与组织外部利益相关者进行沟通时所采用的书面方式。
（2）举例：致意便条、商务信函、商业计划、年度报告、传真和电子邮件、短信服务。