归档的文件在质量上应符合以下要求： （1）应归档的文件材料齐全、完整； （2）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷； （3）归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。

在实际操作上，对那些永久、长期保存的文件材料还是编页号为好。具体作法是：以“件”为单位按页次顺序编流水号，一般每页编一个号；两面有字的两面编号，正面编在右下角，背面编在左下角；印刷件能利用原页号的，可不再编号，“件”内有底稿的应接着编号；折叠的图表、小张的介绍信、卡片等应每张编一个号。