说明，在公文的表达方式中占有很大比重，起着十分重要的作用，是公文写作中最常用、最主要的表达方式。

不仅规范性公文、商品说明书主要采用说明的方式，其他如命令、批复、指示、通知等大都直接陈述领导机关的意图、要求与措施，也多以说明为主；

公告、通告旨在公布要求与措施，也以说明为主；

报告、请示中的条款行文也离不开说明。

此外，说明还常与叙述、议论等方法结合起来使用，如为叙述所涉及的人与事做必要的介绍，为议论做必要的解说与阐释，或作为论据的主要表达方式。