（1）各级机关的行文都必须本着精减的原则，严格控制发文的数量和范围。在发文范围上，有些机关习惯于按单位级别行文，不论文件内容与受文单位的工作是否有关，一律照发不误。这种做法空耗了人力、财力，容易助长官僚主义，影响机关的办事效率。 
（2）有的同志认为，《办法》和《条例》都规定，党政机关的行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围来确定，因此，上级机关对其所隶属的下级机关都可以行文，按级别确定发文范围是有依据的。这种理解是不全面的，它也是造成发文范围过大的原因之一。行文关系和发文范围，可以发文和每文必发是有区别的。上级机关有权对下级机关行文，但文件内容与受文单位无关，则不发文，以减轻下级机关的工作负担。 
（3）公文是机关工作的工具，制发文件是为了实现有效领导，提高工作效率和质量。应当按公文的内容确定发文范围。滥发文件，事事靠发文进行工作，容易出现为办文而办公的文牍主义倾向。 
（4）在具体工作中，要解决简单照抄照转、层层转发文件的问题，防止“一文多发”，重复发文的现象发生，这种做法，不仅可以减少发文数量，降低机关办事成本，而且可以消除领导同志的案牍之苦，有助于克服官僚主义，提高办事效率。