招生办每学年初提供新生入学资料，这些资料作为宿舍管理的主要依据和档案。教务处根据平时的注册、休学、退学、毕业以及宿舍调整情况，对学生住宿档案进行更新。
为了保证正确输入，在代码设计结构中原有代码的基础上，另外加上一个校验位，使它成为代码的一个组成部分。校验位通过事先规定的数学方法计算出来，输出时计算机用同样的方法按代码数字计算出校验位，与输入的校验位进行比较，以确保输入正确。
学生资料子系统流程包括资料的录入、查询、更新、输出等。
华师学生宿舍使用计算机系统后，统计报表、查询的功能将大大加强，管理员可以很容易地监控和查询各个宿舍的离返校情况、外访情况、水电费缴纳情况、送水及保修需求情况等相关信息并及时地作出响应，学生也能随时查询自己宿舍的水电使用情况、报修送水响应情况等信息。而且，这个管理系统大大提高了查询的速度和准确性，避免一些不必要的错误，还可以及时提醒用户有关欠款等情况，可以提高整体信息服务质量。
华师学生宿舍使用信息管理系统后可以节省人力，减少劳动负荷。每学期的期初和期末工作非常繁忙，工作量大，使用新的系统后，可以减少劳动量，提高信息处理速度和准确性。
使用学生宿舍管理系统后，可以将原来由手工完成的离返校登记、外访登记、水电费缴纳、送水和报修等工作交由计算机来完成，实现管理自动化，这将大大提高管理质量。
数据流程分析主要通过分层的数据流程图来实现，数据流程图用几种基本符号和图表来表示信息的流动、处理、存储过程，它是进行数据流程分析的主要工具，也是描述系统逻辑模型的主要工具。
概念结构设计的主要工作是设计概念性数据模型。它与数据库的逻辑结构无关，与特定的数据库管理系统无关，仅仅用来明确表达用户的数据要求。
数据库的物理设计，首先对给定的逻辑数据模型选取一个适合于应用环境的物理结构，如存储结构和读取方法等。然后对物理结构进行评价，如果设计结果在时间和空间效率上满足设计要求则转向物理实施，否则重新设计或修改物理结构。如有必要则重新回到逻辑结构设计阶段，对数据模型进行修改。
逻辑结构设计的任务是设计数据的结构，把概念结构转换成为选用的数据库管理系统所支持的数据模型。
数据的完整性要求数据具有正确性和。
数据存储是数据结构(在系统设计阶段又叫数据结构的内模式)停留或保存的地方，也是数据流的来源和去向之一。
数据流
数据字典中只需要描述处理过程的说明性信息，通常包括以下内容：处理过程描述={处理过程名，说明，输入：{数据流}，输出：{数据流}，处理：{简要说明}}。
外部项(外部实体)，是在数据流程中表示所描述系统的数据来源和数据去处的各种实体或工作环节。
数据结构是指数据的存储结构及在此结构上的运算或操作。
数据项是组成数据系统的文件中可使用的最小单位，其作用是描述一个数据处理对象的某些属性。
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